BAB 1
PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI
System Informasi Manajemen-SIM (management information system-MIS) adalah sebagai suatu system berbasis computer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal-perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya. Informasi yang diberikan oleh SIM menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya dilihat dari apa yang telah terjadi dimasa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan akan terjadi dimasa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui dua jenis peranti lunak :
· Peranti lunak pembuat laporan (report-writingsoftware) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad hoc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya.
· Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi perusahaan. model-model matematis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman.
1.1 Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Pentingnya manajemen informasi dalam perusahaan disebabkan karena :
1. Pengaruh ekonomi internasional
2. Persaingan dunia
3. Batas waktu yang singkat
4. Kendala-kendala sosial
Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen bisa disebut akibat tuntan pekerjaan yang terus bertambah dan terus menuntut untuk jauh lebih baik. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagai suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang, jika manajemen suatu organisasi baik, maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan dalam perusahaan itu sangat penting untuk memudahkan dalam pengerjaan pekerjaan. Untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan alat seperti computer. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem manajemen informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.
1.2 Peranan Manjer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Sumber daya manajemen ada dua, yaitu :
- Sumber daya fisik : manusia, mesin, material, uang.
- Sumber daya konseptual : informasi (termasuk data).
Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
- Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
- Sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
- Sumber daya harus selalu diperbaharui.
Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi.di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.
Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh : perusahaan manufaktur, setiap system memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukkan), proses transformasi dan sumberdaya output (keluaran).
1.3 Data dan Informasi
Data dan informasi merupakan suatu sumber daya yang utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal yang saling berbeda.data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, objek dan kejadian yang bisa bersifat kualitatif dan kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal.
Informasi adalah data yang telah diolah sehingga punya arti bagi pemakai. Pengolah informasi mengubah data menjadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.
1.4 Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi
Komputer adalah elemen yang penting dalam sistem informasi untuk mengubah data yang sudah ada menjadi informasi bagi manajer dan pemakai informasi yang lain.
1.5 Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus data (SIA/EDP)
Di dukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines , dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntansi (SIA).
Fokus informasi (SIM)
Aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi.
Fokus pada pendukung keputusan (SPK)
Sistem informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus di pecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus di buat oleh manajer
Fokus pada komunikasi (otomatisasi kantor)
Difokuskan pada otomatisasi kantor, memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus konsultasi (sistem pakar)
Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memcahkan masalah.
1.6 Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sistem informasi berbasis komputer berkembang melalui tahapan-tahapan,analisis,rancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi.
BAB 2
TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PERDAGANGAN JARINGAN ELEKTRONIK
Perdagangan elektronik yang disebut juga e-commerce, adalah pengguna jaringan komunikasi dan computer untuk melaksanakan proses bisnis, perdagangan popular dan e-commerce adalah penggunaan internet dan computer dengan browser Web untuk membeli dan menjual produk sebagian besar e-commerce terjadi antar bisnis dan bukan antar bisnis dengan konsumen.
2.1 Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
Perdagangan melalui jaringan elektronik adalah sebagai pengguna komputer untuk memudahkan semua operasi perusahaan, ada dua operasi, yaitu :
- Internal : ke-5 bidang fungsional yakni keuangan, SDM, manufaktur, jasa informasi, dan pemasaran.
- Eksternal : berhubungan dengan ke-8 elemen lingkungan, yaitu pelanggan, pemasok, pemegang saham dan pemilik, serikat pekerja, pemerintah, masyarakat keuangan, masyarakat global dan pesaing.
Tujuan dari penggunaan teknologi informasi dalam perdagangan melalui jaringan elektronik adalah tercapainya keunggulan yang kompetitif. Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik ada tiga manfaat, yaitu :
- Pelayanan pelanggan meningkat
- Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan meningkat
- Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat
Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik, tidak semua perusahaan ikut dalam perdagangan melalui jaringan elektronik.Hal tersebut dilakukan atas dasar kehati-hatian perusahaan, dengan kendala sebagai berikut :
- Biaya tinggi
- Masalah keamanan
- Perangkat lunak yang belum tersedia
Bila manfaat yang melebihi kendala yang ada dan memutuskan untuk melangkah. Langkah utamanya adalah dengan melakukan pemilihan strategi, metodologi dan teknologi yang terbaik. Jalan menuju perdagangan melalui jalur elektronik.
2.2 Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Strategi ini adalah system antar organisasi (IOS). Istilah lain adalah EDI yaitu pertukaran data elektronik. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai system antar organisasi.
Strategi yang paling penting adalah strategi yang elemen-elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Nama yang berkaitan dengan strategi ini adalah sistem antar-organisasi (IOS). EDI merupakan subset dari IOS.
2.3 Sistem Antar Organisasi (IOS)
Adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal; yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
Manfaat IOS terbagi dalam dua kategori :
1. Efisiensi Komparatif
Para mitra bisnis dapat menyediakan barang dan jasa dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan efisiensi dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain :Efisiensi internal; perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data dan menganalisisnya lebih cepat serta membuat keuputusan lebih tepat dan cepat.
· Efisiensi Internal : perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan tersebut sehingga dapat mengumpulkan data menganilisi nya lebih cepat serta membuat keputusan lebih tepat dan cepat. · Efisiensi antar-organisasi : perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain.
Perbaikan-perbaikan diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Sehingga memungkinkan menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pemasok atau pelanggan, serta mudah mengumpulkan data lingkungan.
2. Kekuatan Tawar Menawar merupakan suatu kemampuan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya. Kekuatan tersebut berasal dari :
· Keistimewaan produk yang unik; pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebig cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat.
· Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian; mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengidentifikasi produk alternative dengan mendapatkan harga yang terendah.
· Peningkatan biaya peralihan; perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya peralihannya menjadi mahal. Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi.
2.4 Pertukaran Data Elektronik
Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat di baca secara langsung dari computer ke computer di antar beberapa perusahaan.
Hubungan EDI yang umum
Membentuk kaitan antar perusahaan dengan pemasok dan pelanggannya.
Standar EDI
Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima.
Tingkat penerapan EDI
- Tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra bisnis yang terbatas .
- Tingkat dua : banyak set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis.
- Tingkat tiga : banyak set transaksi yang di transmisikan ke sejumlah besar mitra bisnis dan juga aplikasi computer perusahaan dissesuaikan dengan pendekatan EDI.
Manfaat EDI
Manfaatnya yaitu :
- Mengurangi kesalahan
- Mengurangi biaya
- Meningkatkan efisiensi operasional
- Meningkatkan kemampuan bersaing
- Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang
- Meningkatkan pelayanan pelanggan
2.5 Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
Teknologi yang di gunakan adalah computer yang berhubungan langsung dengan internet. Perdagangan melalui Jaringan Elektronik ada 2 jenis :
1. Business-to-Customer (B2C)
Yaitu, Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara sebuah perusahaan dengan pemakai akhir dari produk.
2. Business-to-Business (B2B)
Yaitu, Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara perusahaan-perusahaan yang tidak melibatkan pemakai akhir.
Manfaat dari perdagangan melalui jaringan elektronik :
- Pelayanan pelanggan yang lebih baik
- Hubungan dengan pemsok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
- Pengembalian atas investasi pemegang saham, dan pemilik yang meningkat
Kendala dari perdagangan melalui jaringan elektronik :
- Biaya Tinggi
- Masalah Keamanan
- Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia
Dalam menjalankan perdagangan melalui jaringan elektronik di butuhkan INTERNETWORKED ENTERPRISE :
- INTERNET
- INTRANET
- EXTRANET
- ELECTRONIC COMMERCE
- ENTERPRISE COLLABORATION SYSTEMS
Dalam kegiatan perdagangan melalui jaringan elektronik juga di butuhkan stategi-strategi yang khusus agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkan :
1. INTELIJEN BISNIS
Kegiatan-kegiatan mengumpulkan informasi tentang elemen- elemen dalam
lingkungan yang berinteraksi dengan perusahaan.
2. SISTEM ANTAR ORGANISASI (Interorganizatonal System-IOS) :
Suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal. Mitra Dagang atau Mitra Bisnis adalah perusahaan-perusahaan yang membentukIOS.
3. PERTUKARAN DATA ELEKTRONIK (Electronic Data Interchange – EDI) :
Transmisi data dalam bentuk terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer ke komputer antara beberapa perusahaan.
4. TRANSFER DANA secara ELEKTRONIK (Electronic Fund Transfer – EFT)
Data yang mewakili uang ditransmisikan melalui jaringan computer.
